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Formalités d'embauche

Les formalités imposées aux employeurs lors de l'embauche d'un salarié ont pour objectif de contrôler le marché de l'emploi, et aussi d'y garantir l'application du droit du travail. Les obligations imposées à l'employeur garantissent au salarié une protection sociale, et un statut durable, lorsqu'il s'agit d'un étranger. En luttant contre le travail dissimulé, les règles liées à l'embauche contribuent à établir une saine concurrence entre les entreprises.

La phase de recrutement du salarié

L'offre d'emploi

Dès lors qu'un poste est vacant dans une entreprise, l'employeur doit en informer l'Agence nationale pour l'emploi, sauf quand le recrutement se fait par voie interne à l'entreprise. Le
monopole sur le marché de l'emploi dont dispose l'Agence nationale pour l'emploi dans la théorie est fortement battu en brèche par les réalités pratiques. A côté des organismes agréés par l'Etat ou ayant passé des conventions avec l'Agence nationale pour l'emploi, de nombreux cabinets de recrutement, chasseurs de tête mettent en relation directe les entreprises et les candidats, sans entretenir aucun lien avec l'Agence nationale pour l'emploi.

Les offres d'emploi sont généralement diffusées par voie de presse. En effet, la diffusion
d'annonces d'emploi par voie d'affichage ou de publicité est interdite, excepté dans le cadre du travail temporaire. Les offres doivent, en principe être écrites en français.

Le contenu des annonces d'emploi ne doit pas établir de discrimination envers les candidats selon leur sexe, leur appartenance syndicale ou leur âge.

L'entretien de recrutement

Que l'entretien soit effectué par un cabinet de recrutement ou au sein de l'entreprise, les
informations demandées au candidat doivent avoir "pour seule finalité d'apprécier la
capacité du salarié à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles".Si les questions posées lors de l'entretien sont sans rapport direct avec l'emploi occupé, le salarié peut mentir sur ces points à l'employeur. Le mensonge d'un salarié à de telles questions ne constitue pas une cause réelle et sérieuse de licenciement.

Il est possible pour le recruteur d'utiliser toutes sortes de tests, de méthodes et techniques
d'aide au recrutement, à condition qu'ils soient pertinents. Le recruteur doit informer le candidat des méthodes et techniques utilisées, ainsi que des résultats, si le candidat en fait la demande. L'obligation de pertinence des méthodes de recrutement a pour objectif d'éviter le recours à des méthodes peu fiables, telles la numérologie ou la graphologie.

Les formalités administratives et sociales liées à l'embauche

Les formalités liées au contrôle des mouvements de main d'oeuvre

La déclaration préalable à l'occupation de personnel

La déclaration préalable à l'occupation de personnel permet à l'administration de connaître les personnes, entreprises, établissements ou chantiers occupant des salariés. Cette déclaration doit être effectuée préalablement à la première embauche d'un salarié par l'entité.

Le futur employeur, pour accomplir cette formalité, doit s'adresser soit aux centres de formalités des entreprises, soit à l'inspection du travail. Le récépissé de la déclaration préalable à l'occupation de personnel doit être conservé, car il peut être demandé par l'inspecteur du travail lors de sa première visite.

Cette formalité s'impose à chaque fois qu'un employeur démarre une activité imposant
l'embauche de salariés. Par exemple, la déclaration préalable à l'occupation de personnel doit être faite, lorsqu'il y a un changement d'exploitant, ou lorsqu'un établissement n'ayant pas employé de salarié durant plus de 6 mois fait à nouveau recours à du personnel salarié.

La tenue du registre unique du personnel

Dans l'ensemble des entreprises industrielles et commerciales, quel que soit leur effectif, un registre, dit registre unique du personnel doit être tenu afin de permettre à
l'administration de contrôler le nombre de salariés occupés dans l'entreprise, le type de
contrat, et le cas échéant le mode de rupture de leur contrat de travail. La vérification du registre unique du personnel par l'administration permet de déceler l'existence de travailleurs dissimulés, c'est à dire non déclarés, ou de s'assurer du respect des règles relatives à la succession et à la durée des contrats à durée déterminée.

Ce registre unique du personnel peut être consulté par les délégués du personnel, ce qui permet d'exercer, au niveau interne, un contrôle efficace des entrées et sorties de personnel.

La déclaration d'entrée et de sortie du personnel

La déclaration d'entrée et de sortie du personnel a pour objectif d'informer mensuellement la direction départementale du travail des embauches réalisées et des ruptures de contrat de travail au sein d'un établissement.

Cette formalité ne doit être accomplie que par les entreprises de plus de 50 salariés. Les
entreprises de taille inférieure ne connaissent pas suffisamment de mouvement de main d'oeuvre pour qu'une déclaration mensuelle des entrées et sorties soit nécessaire.

Le régime de déclaration des entrées et sorties n'est pas applicable lorsque l'entreprise, suite à un licenciement pour motif économique, a conclu une convention d'allocation spéciale du fonds nationale de l'emploi (F.N.E.). Dans ce cas, l'employeur doit durant la période d'application de la convention demander l'autorisation de l'administration préalablement à l'embauche.

Les formalités liées à l'immatriculation des salariés à la sécurité sociale

La déclaration unique d'embauche

La déclaration unique d'embauche regroupe l'ensemble des formalités dont un employeur doit s'acquitter envers les organismes sociaux lors de l'embauche d'un salarié, quel qu'il soit.

Le manquement de l'employeur à l'obligation de déclaration du salarié aux organismes sociaux est pénalement sanctionné. Notons que désormais, l'employeur qui utilise le "titre emploi-entreprise" est réputé satisfaire aux obligations prévues par l'article L. 122-3-1 du Code du travail et, notamment, à l'obligation d'établir le CDD par écrit (ordonnance n° 2003-1213 du 18 décembre 2003).

La déclaration préalable à l'embauche

Avant l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit obligatoirement déclarer le
salarié aux organismes de sécurité sociale afin de procéder à son immatriculation (C.
trav., art. L. 1221-10). L'antériorité de la déclaration par rapport à l'embauche du salarié facilite la lutte contre le travail dissimulé.

A l'exception des particuliers-employeurs, et des employeurs disposant d'une formule déclarative spécifique, l'ensemble des employeurs utilise le support de la déclaration unique d'embauche pour effectuer la déclaration préalable à l'embauche.

Les formalités liées à l'embauche de travailleurs étrangers

Les formalités d'embauche d'un salarié étranger diffèrent selon le pays d'origine de la personne concernée.

Si le salarié appartient à la Communauté Européenne, il peut accéder à toutes les catégories d'emploi, sauf ceux nécessitant "une participation directe ou indirecte à l'exercice de la puissance publique et aux fonctions qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de l'Etat et des autres collectivités publiques " (CJCE, 17 décembre 1980, n°149-79, commission c/ Belgique). L'embauche de salariés issus de la Communauté Européenne est soumise à un régime déclaratif; Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation préalable pour embaucher ces salariés.

Pour l'embauche d'un étranger n'appartenant pas de la Communauté Européenne, l'employeur doit obligatoirement s'adresser à l'office des migrations internationales.

L'employeur doit demander au moyen d'une procédure d'introduction que la personne étrangère soit autorisée à venir travailler en France. En pratique, les employeurs ont tendance à embaucher des étrangers ne disposant que d'un titre de séjour, puis à demander à l'administration, par une procédure de régularisation, de leur accorder un titre permettant de travailler.

L'accès au marché du travail français est relativement difficile pour les étrangers n'étant pas
ressortissant de la Communauté Européenne. Cependant, l'embauche de salariés étrangers peut être facilité dans certains cas, lorsque la France est liée par une convention internationale avec le pays d'origine du salarié ou lorsque l'étranger est étudiant ou originaire d'un pays frontalier.

* La présente synthèse est destinée à offrir une vision synthétique du sujet traité. Le recours aux conseils d'un avocat est recommandé afin d'étudier en détail les particularités de votre situation au regard du Droit.

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Cette synthèse vous a été offerte par les éditions LEXBASE